Bijlage controle schoolgegevens secundair onderwijs

Bijlage controle schoolgegevens secundair onderwijs

Algemeen

Op de website van het VVKSO (www.vvkso.be) klikt u in de menubalk bovenaan de optie “Scholen” aan. In het volgende scherm kiest u de link “Nakijken gegevens scholen en scholengemeenschappen”. U komt dan op de startpagina terecht van deze controle van de schoolgegevens. We willen hierbij nog eens benadrukken dat dit de door ons verwachte administratieve toestand is op 1 september 2007.

In de velden “Gebruikersnaam” en “Wachtwoord” voert u de in de brief meegedeelde gegevens in. Let goed op voor typfouten. Vooral het verschil tussen het getal 0 en de letter O zorgen al eens voor problemen. Gezien u het hier gebruikte wachtwoord in de loop van deze controleprocedure steeds zult moeten hergebruiken bij het bevestigen van het doorsturen van een wijziging, is het aangeraden er nu een kopie van te maken. U voert eerst het wachtwoord in, selecteert het, en kopieert het met de toetsencombinatie Ctrl+C naar het plakblok. Met de toetsencombinatie Ctrl+V kunt u dan het wachtwoord invoegen waar nodig.

U klikt na het invoeren van de inloggegevens op de knop “Inloggen” en komt op een pagina terecht met de bij ons geregistreerde informatie over uw school. Bovenaan ziet u verschillende aanklikbare links, die toen boven de diverse gegevensblokken terug te vinden waren. U kunt eventuele wijzigingen in de administratieve toestand doorgeven door de betreffende link aan te klikken. Indien u overtuigd bent van het feit dat er gegevens zijn gewijzigd, kunt u dit doen zonder de verder op de pagina getoonde informatie te consulteren. Toch raden wij u aan eerst even te checken, gezien het mogelijk is dat bepaalde wijzigingen reeds door ons werden geregistreerd.

Overzicht van de verschillende links

Via de links “Wijzigen directiegegevens” en “Wijzigen telecomgegevens” kunt u gewijzigde gegevens i.v.m. de gegevensblokken “Directie” en “Telecom” doorgeven.

De link “Toevoegen, aanpassen, verwijderen ICT–coördinator” heeft betrekking op de gegevens geregistreerd onder het blok “Middenkader”. Via dit blok zullen in de toekomst ook gegevens i.v.m. alle middenkaderfuncties opgevraagd en gepubliceerd worden. Voorlopig worden hier alleen de onlangs opgevraagde gegevens van ICT-coördinatoren getoond.

Mochten er al gegevens bekend zijn over de toestand in uw school met betrekking tot de ICT-punten en uren op 1 september 2007, kunt u dit via de link “Invoeren ICT–punten/uren” meedelen. De onlangs aan het VVKSO hieromtrent meegedeelde gegevens kunnen geconsulteerd worden door de link details onder het informatieblok met de geregistreerde ICT–coördinatoren aan te klikken.

“Wijzigingen vestigingsplaatsen” behoeft geen verdere uitleg.De link hoort bij het blok “Vestigingsplaatsen Secundair Onderwijs”

De link “Wijzigingen studierichtingen” is van bijzonder belang, gezien correcte gegevens hieromtrent voor ons elementair zijn. Het studieaanbod vormt de basis van een zeer groot gedeelte van de communicatie tussen het VVKSO en uw school. Daarom zouden wij u willen vragen deze gegevens met grote zorg na te kijken. Mochten bepaalde mailings niet de juiste personen bereiken, heeft dit dikwijls te maken met lacunes in het bij ons geregistreerde studieaanbod. De link hoort bij het blok “Studierichtingen”.

“Wijzigen CDO–gegevens”. Indien aan uw school een CDO verbonden is, zullen de gegevens op deze pagina gepubliceerd zijn. Mocht er toch een CDO aan uw school verbonden zijn en er geen gegevens getoond worden, gelieve dit ook via deze link te melden.

“Doorgeven van bijkomende wijzigingen”. Gelieve deze link te gebruiken indien u belangrijke informatie aan het VVKSO wil meedelen, die niet via de hoger vermelde links kan worden geregistreerd.

“Goedkeuren zonder wijzigingen”. Indien de op de webpagina getoonde gegevens correct zijn, vragen wij u nadrukkelijk dit via deze link te bevestigen. Dit is voor ons van groot belang in verband met het correct opvolgen van de gegevenscontrole.

Opgelet:

De gegevens van de scholengemeenschap waartoe uw school behoort worden wel op deze pagina gepubliceerd, maar zijn niet meer door u aanpasbaar. De coördinerende directeurs van de scholengemeenschappen worden apart aangeschreven en gevraagd de gegevens na te kijken.

Indien u wijzigingen doorgeeft via de formulieren die we hieronder zullen overlopen, worden die niet onmiddellijk gepubliceerd op de webpagina. De gegevens worden eerst gevalideerd door onze diensten en pas daarna automatisch in de produktiedatabank geschreven. In geval van twijfel nemen wij telefonisch contact met u op.

Overzicht van de meldingsformulieren

Na het klikken op de link “Wijzigen directiegegevens” ziet u het hieronder afgebeelde formulier:

U vult eerst het wachtwoord in (plakken met Ctrl+V indien u de procedure die in het begin van deze handleiding voorgesteld werd gevolgd hebt) en daarna de specifieke gegevens met betrekking tot de directeur(s). Klik ook de correcte adrestitel aan. Gezien een gedeelde opdracht mogelijk is, werd deze optie ook ingebouwd. Indien u nog verdere informatie i.v.m. de schooldirectie zou willen doorgeven kunt u dat via het veld “Eventuele toelichting” doen. Nadat u alle gegevens hebt ingevoerd klikt u onderaan rechts op de knop Bevestigen. U krijgt dan het onderstaande dialoogvenster op het scherm:

Indien u OK klikt, maar u hebt bepaalde gegevens niet correct ingevuld, krijgt u een scherm zoals het hieronder afgebeelde te zien:

U klikt bovenaan in de browser op “Vorige” en past vervolgens de gegevens op het formulier aan. Daarna klikt u opnieuw op bevestigen. U krijgt weer de vraag of u wenst door te sturen. Indien u op OK klikt en alles is correct ingevoerd, krijgt u het onderstaande dialoogvenster te zien. Zoniet herhaalt u de procedure.

Als u op OK klikt komt u terug op de pagina met schoolinformatie en kunt u verder gaan met de controle.

Na het klikken op de link “Wijzigen telecomgegevens” ziet u het hieronder afgebeelde formulier:

U vult eerst het wachtwoord in (plakken met Ctrl+V indien u de procedure die in het begin van deze handleiding voorgesteld werd gevolgd hebt) en daarna de specifieke telecomgegevens. Als u een telefoonnummer wijzigt moet u alle telefoonnummers van uw school opnieuw intypen. De telefoonnummers van uw school in onze databank worden namelijk overgeschreven door de door u nieuw ingevoerde data. Hetzelfde geldt voor de faxnummers en de e–mailadressen. Indien de URL gewijzigd is, kan u dit ook doorgeven. Onder het gegevensblok met de URL bevindt zich nog een gegevensblok “Eventuele inlichtingen” waar u bijkomende commentaar i.v.m. de telecomgegevens kan invoeren.

Nadat u alle gegevens hebt ingevoerd klikt u onderaan rechts op de knop Bevestigen. U krijgt dan het onderstaande dialoogvenster op het scherm:

Indien u OK klikt, maar u hebt bepaalde gegevens niet correct ingevuld, krijgt u een scherm zoals het hieronder afgebeelde te zien (met een andere titel, namelijk “Telecomgegevens SO”)

Als u op OK klikt komt u terug op de pagina met schoolinformatie en kunt u verder gaan met de controle.

Na het klikken op de link “Toevoegen, aanpassen, verwijderen ICT–coördinator” ziet u het volgende formulier. Hieronder is alleen het bovenste gedeelte weergegeven, gezien de scrollbalk moet worden gebruikt om het onderste gedeelte van het formulier te kunnen invullen.Het tweede gedeelte wordt verder in de handleiding afgebeeld.

U vult eerst het wachtwoord in (plakken met Ctrl+V indien u de procedure die in het begin van deze handleiding voorgesteld werd gevolgd hebt) en daarna de specifieke gegevens met betrekking tot de ICT–coördinator. Het veld “Actie” is erg belangrijk in dit formulier. Hier specificeert u of de gegevens die u hier invult een wijziging, een toevoeging of een schrapping zijn van eerder geregistreerde informatie. Voor iedere persoon waarvan u de gegevens wilt toevoegen, aanpassen of wissen moet u een nieuw formulier aanmaken.

“Urenpakket” en “Werkvolume” zijn waarschijnlijk gegevensblokken waarover op dit moment nog weinig informatie bekend is. Ze zijn echter in dit formulier opgenomen omdat deze controleprocedure het hele schooljaar door ter beschikking blijft. Op het ogenblik dat de gegevens wel bekend zijn, kunnen ze via dit kanaal doorgegeven worden.

Hieronder een afdruk van het onderste gedeelte van dit scherm

Ook hier gelden dezelfde opmerkingen als voor de gegevensblokken “Urenpakket” en “Werkvolume”.

Nadat u alle gegevens hebt ingevoerd klikt u onderaan rechts op de knop Bevestigen. U krijgt dan het onderstaande dialoogvenster op het scherm:

Indien u OK klikt, maar u hebt bepaalde gegevens niet correct ingevuld, krijgt u een scherm zoals het hieronder afgebeelde te zien (met een andere titel, namelijk “ICT-coördinatoren SO”)

Als u op OK klikt komt u terug op de pagina met schoolinformatie en kunt u verder gaan met de controle.

Na het klikken op de link “Invoeren ICT–punten/uren” ziet u het hieronder afgebeelde formulier:

Laat u niet misleiden door de titel “ICT Scholen en scholengemeenschappen SO”. U hoeft hier alleen de gegevens met betrekking tot uw school te registreren. U vult eerst het wachtwoord in (plakken met Ctrl+V indien u de procedure die in het begin van deze handleiding voorgesteld werd gevolgd hebt) en daarna de specifieke gegevens met betrekking tot de ICT–punten/uren. Ook dit gegevensblok is opgenomen omdat de controleprocedure het hele schooljaar door ter beschikking blijft. Het is zeer goed mogelijk dat de betreffende informatie momenteel nog niet bekend is, maar op het ogenblik dat dit wel het geval is, kunnen ze via dit kanaal doorgegeven worden.

Het is belangrijk dat u het totale aantal niet–servers en het totale aantal servers in de instelling registreert. Hierdoor wordt het mogelijk een correcte inschatting te maken van de werkdruk waarmee de ICT–coördinator(en) geconfronteerd worden.

Nadat u alle gegevens hebt ingevoerd klikt u onderaan rechts op de knop Bevestigen. U krijgt dan het onderstaande dialoogvenster op het scherm:

Indien u OK klikt, maar u hebt bepaalde gegevens niet correct ingevuld, krijgt u een scherm zoals het hieronder afgebeelde te zien (met een andere titel, namelijk “ICT Scholen en scholengemeenschappen SO”).

Als u op OK klikt komt u terug op de pagina met schoolinformatie en kunt u verder gaan met de controle.

Na het klikken op de link “Wijzigingen vestigingsplaatsen” ziet u het volgende formulier.

U vult eerst het wachtwoord in (plakken met Ctrl+V indien u de procedure die in het begin van deze handleiding voorgesteld werd gevolgd hebt) en daarna de specifieke gegevens met betrekking tot de vestigingsplaatsen. U kunt kiezen voor toevoegen, verwijderen of corrigeren. Onderaan dit formulier hebt u nog de mogelijkheid om eventuele toelichtingen mee te delen. Dit is niet afgebeeld op de bovenstaande schermafdruk maar kan zichtbaar gemaakt worden door de scrollbalk te gebruiken.

Nadat u alle gegevens hebt ingevoerd klikt u onderaan rechts op de knop Bevestigen. U krijgt dan het onderstaande dialoogvenster op het scherm:

Indien u OK klikt, maar u hebt bepaalde gegevens niet correct ingevuld, krijgt u een scherm zoals het hieronder afgebeelde te zien (met een andere titel, namelijk “Vestigingsplaatsen SO”).

Als u op OK klikt komt u terug op de pagina met schoolinformatie en kunt u verder gaan met de controle.

Na het klikken op de link “Wijzigingen studierichtingen” ziet u het volgende formulier.

Het formulier loopt nog een stuk verder door want u kunt niet alleen drie studierichtingen toevoegen maar ook 3 studierichtingen opheffen. Om het onderste gedeelte van het formulier te zien gebruikt u de scrollbalk. U vult eerst het wachtwoord in (plakken met Ctrl+V indien u de procedure die in het begin van deze handleiding voorgesteld werd gevolgd hebt) en daarna de specifieke gegevens met betrekking tot het studieaanbod. De button NVT betekent “niet van toepassing”.

Nadat u alle gegevens hebt ingevoerd klikt u onderaan rechts op de knop Bevestigen. U krijgt dan het onderstaande dialoogvenster op het scherm:

Indien u OK klikt, maar u hebt bepaalde gegevens niet correct ingevuld, krijgt u een scherm zoals het hieronder afgebeelde te zien (met een andere titel, namelijk “Studieaanbod SO”).

Als u op OK klikt komt u terug op de pagina met schoolinformatie en kunt u verder gaan met de controle.

Na het klikken op de link “Wijzigingen CDO-gegevens” ziet u het volgende formulier.

Nadat u alle gegevens hebt ingevoerd klikt u onderaan rechts op de knop Bevestigen. U krijgt dan het onderstaande dialoogvenster op het scherm:

Indien u OK klikt, maar u hebt bepaalde gegevens niet correct ingevuld, krijgt u een scherm zoals het hieronder afgebeelde te zien (met een andere titel, namelijk “CDO”).

Als u op OK klikt komt u terug op de pagina met schoolinformatie en kunt u verder gaan met de controle.

Na het klikken op de link “Doorgeven van bijkomende wijzigingen” ziet u het volgende formulier.

U vult eerst het wachtwoord in (plakken met Ctrl+V indien u de procedure die in het begin van deze handleiding voorgesteld werd gevolgd hebt). Daarna kunt u, in vrije tekst, wijzigingen doorgeven die niet via de links op de schoolfiche mogelijk waren.

Nadat u dit gedaan hebt, klikt u onderaan rechts op de knop Bevestigen. U krijgt dan het onderstaande dialoogvenster op het scherm:

Indien u OK klikt, maar u hebt bepaalde gegevens niet correct ingevuld, krijgt u een scherm zoals het hieronder afgebeelde te zien (met een andere titel, namelijk “Bijkomende wijzigingen”).

Als u op OK klikt komt u terug op de pagina met schoolinformatie en kunt u verder gaan met de controle.

Na het klikken op de link “Goedkeuren zonder wijzigingen” ziet u het volgende formulier.

Het spreekt voor zich dat u dit formulier alleen hoeft door te sturen als de inhoud van de volledige fiche correct is. In dat geval is het doorsturen dan ook verplicht, zodat wij een duidelijk beeld krijgen van de scholen die de informatie reeds hebben nagekeken.

Nadat u dit gedaan hebt, klikt u onderaan rechts op de knop Bevestigen. U krijgt dan het onderstaande dialoogvenster op het scherm:

Indien u OK klikt, maar u hebt bepaalde gegevens niet correct ingevuld, krijgt u een scherm zoals het hieronder afgebeelde te zien (met een andere titel, namelijk “Goedgekeurd zonder wijziging SO”).

Als u op OK klikt komt u terug op de pagina met schoolinformatie en is de controle afgewerkt.